¿Qué es un CMMS o Sistema de Gestión de mantenimiento asistido por computadora?

Las empresas tratan de optimizar la función de mantenimiento con la finalidad de conseguir los mayores niveles de disponibilidad y fiabilidad al menor costo posible mediante la combinación de estrategias correctivas, preventivas y predictivas. 

Contenidos de este artículo:
¿Qué es un CMMS?
Funciones de un CMMS
Beneficios de un CMMS
Fiix, nuestra solución CMMS

¿Qué es un CMMS?

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento o CMMS es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Ayuda a optimizar el uso y disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructura de plantas y otros activos. 

Los sistemas CMMS, también conocidos como CMMS o sistema computarizado de información para la gestión de mantenimiento, se encuentran en manufactura, producción de petróleo y gas, generación de energía, construcción, transporte y otras industrias donde la infraestructura física es fundamental.

El núcleo de un CMMS es su base de datos. Cuenta con un modelo de datos que gestiona la información sobre los activos que una organización de mantenimiento se encarga de administrar, así como el equipo, los materiales y otros recursos para hacerlo.

Funciones de un CMMS

La información que reside en una base de datos CMMS da soporte a varias funciones del sistema, lo que habilita las siguientes funciones:

Gestión de recursos y mano de obra: Realiza un seguimiento de los empleados y certificaciones de equipos disponibles. Asigna tareas específicas y forma equipos de trabajo. Organiza turnos y gestiona las tarifas de pago.

Registro de activos: Almacena, accede y comparte información de activos como:

• Fabricante, modelo, número de serie, categoría y tipo de equipo
• Costos y códigos asociados
• Ubicación y posición
• Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad
• Documentación, videos e imágenes relacionadas, como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías
• Disponibilidad de medidores, sensores e instrumentación del Internet de las cosas (IoT)

Gestión de órdenes de trabajo: Considerada la función principal del CMMS, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:

• Número de orden de trabajo
• Descripción y prioridad
• Tipo de orden (reparación, sustitución, programación)
• Códigos de causa y remediación
• Personal asignado y materiales utilizados

La gestión de órdenes de trabajo también incluye recursos para:

• Automatizar la generación de órdenes de trabajo
• Reservar materiales y equipos
• Programar y asignar empleados, equipos de trabajo y turnos
• Revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad
• Registrar costos reales y estimados
• Adjuntar documentación, medios de reparación y medidas de seguridad asociados

Mantenimiento preventivo: Automatiza la iniciación de órdenes de trabajo basándose en el tiempo, el uso o los eventos desencadenados. Utiliza el mantenimiento preventivo para organizar y asociar activos en varias órdenes. Secuencia y programa órdenes de trabajo preventivas.

Gestión de materiales e inventario: Haz un inventario, distribuye y reutiliza los equipos y materiales de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) en áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. Gestiona proveedores, realiza un seguimiento de los costos de inventario y automatiza el reabastecimiento.

Informes, análisis y auditorías: Elabora informes de distintas categorías de mantenimiento como la disponibilidad de activos, uso de materiales, costos de mano de obra y materiales, las evaluaciones de proveedores y más. Analiza la información para comprender la disponibilidad de activos, las tendencias de rendimiento y la optimización de inventario de MRO y otra información para dar soporte a las decisiones de negocio, recopilar y organizar la información para auditorías.

Beneficios de un CMMS

Visibilidad sobre los activos: La información centralizada en la base de datos de un CMMS permite a los jefes y equipos de mantenimiento solicitar casi inmediatamente conocimiento de cuando se compró un activo, cuando se realizó el mantenimiento, la frecuencia de averías, piezas utilizadas, evaluaciones de eficiencia y más.

Visibilidad sobre el flujo de trabajo: Los paneles de control y las visualizaciones se pueden ajustar al técnico y otros miembros del equipo para evaluar el estado y progreso de forma virtual en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden descubrir rápidamente dónde está un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo.

Automatización: La automatización de tareas manuales como realizar pedidos de piezas, reponer el inventario de MRO, programar turnos, compilar información para auditorías y otras tareas administrativas ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la productividad y centrar los equipos en tareas de mantenimiento no administrativas.

Procesos optimizados: Las órdenes de trabajo pueden ser vistas y rastreadas por todas las partes involucradas. Los detalles se pueden compartir entre dispositivos móviles para coordinar el trabajo in situ con los centros de operaciones. Además, tanto la distribución como la utilización de materiales y recursos se puede priorizar y optimizar.

Gestión de la fuerza laboral de campo: La gestión de la fuerza laboral interna y externa puede ser compleja y costosa. Los recursos de CMMS pueden unificar e implementar de forma rentable equipos internos y asociaciones externas. Las soluciones de Rockwell Automation con FIIX ofrecen avances en conectividad, movilidad, para transformar las operaciones en el campo.

Mantenimiento preventivo: Los datos de los CMMS permiten que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a un enfoque proactivo, por lo que se puede desarrollar una estrategia avanzada de mantenimiento de activos. Los datos obtenidos de las actividades diarias, así como de los sensores, los medidores y otros instrumentos de IoT, pueden proporcionar insights de los procesos y activos, informar acerca de las medidas preventivas y desencadenar alertas antes de que los activos fallen o rindan menos de lo esperado.

Coherencia y transferencia de conocimientos: La documentación, manuales de reparación y los medios que recogen los procedimientos de mantenimiento se pueden almacenar en CMMS y asociarse a los activos correspondientes. Recopilar y mantener esta información crea procedimientos y mano de obra coherentes. Además garantiza que el conocimiento sea transferido a los nuevos técnicos, en lugar de desaparecer con el personal que se va.

Gestión de conformidad: Las auditorías de conformidad pueden causar disrupciones en las operaciones de mantenimiento y las empresas que tienen gran cantidad de activos. Los datos de CMMS facilitan enormemente las auditorías al generar respuestas e informes adaptados a las demandas de estas.

Salud, seguridad y medio ambiente: De acuerdo a la gestión de conformidad, los CMMS ofrecen informes de forma centralizada para cuestiones de seguridad, salud y medio ambiente. Los objetivos son reducir el riesgo y mantener un entorno operativo seguro. CMMS y EAM pueden ayudar en las investigaciones con el análisis de incidentes o defectos recurrentes, la rastreabilidad de incidentes y medidas correctivas y la gestión de cambios de procesos.

Fiix, nuestra solución CMMS

Fiix es un Computerized Maintenance Management System (CMMS) basado en la nube y con tecnología de IA. Fiix ayuda a las empresas a gestionar todo el mantenimiento, incluyendo miles de activos, órdenes de trabajo y piezas, todo en un solo lugar y pulsando unos cuantos botones. Más de 3000 empresas utilizan Fiix para mantener equipos confiables y eficientes de modo que puedan reducirse los gastos de capital, convertir los datos sobre el funcionamiento en acciones y cumplir los objetivos de producción.

En la actualidad muchas empresas ya están incorporando sistemas CMMS para la gestión de los activos, tareas y servicios de mantenimiento. Para así poder minimizar tiempos y ser más productivos, si deseas más información sobre nuestras soluciones en sistemas CMMS en Risoul revisa este artículo o agenda una consultoría para hablarte sobre cómo incrementar tu productividad.